Biuletyn Informacji Publicznej
Urzędu Miejskiego w Zabrzu

Do zakresu działania Biura Prezydenta Miasta należy w szczególności:

1) Wykonywanie zadań przez Rzecznika Prasowego,
2) koordynowanie i obsługa spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta z mieszkańcami, grupami środowiskowymi, zawodowymi, stowarzyszeniami i innymi w zakresie:
• organizacyjnym (uzgadnianie terminów, współpraca z inicjatorem/organizatorem, logistyka, ew. prowadzenie spotkania),
• merytorycznym (przygotowanie prezentacji),
• technicznym (zapewnienie sprzętu - rzutnik, laptop, aparat fotograficzny, nagłośnienie),
• promocyjnym i medialnym (we współpracy z Wydziałem Kontaktów Społecznych
i Wydziałem Promocji, Turystyki i Sportu oraz Biurem Współpracy z Zagranicą w przypadku spotkań zagranicznych),
3) towarzyszenie Prezydentowi i Zastępcom Prezydenta podczas spotkań,
4) sporządzanie protokołów, notatek ze spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta oraz przekazywanie w razie potrzeby wykazów ustaleń podjętych na nich wydziałom, zgodnie z kompetencjami w celu ich realizacji,
5) prowadzenie terminarza z rozkładem pracy Prezydenta, protokołowanie i gromadzenie protokołów
z narad prezydenckich,
6) przygotowywanie sprawozdań z prac Prezydenta Miasta,
7) współpraca z Członkami Kierownictwa w sprawach dotyczących udziału przedstawicieli Urzędu
w spotkaniach zewnętrznych,
8) obsługa kancelaryjna poczty wpływającej do Prezydenta oraz do Zastępców Prezydenta, jej prawidłowy podział i przekazanie pracownikom po dekretacji, w tym prowadzenie spisów spraw,
9) zabezpieczanie dokumentów, ich sortowanie, porządkowanie, a także prowadzenie spisów ułatwiających szybki dostęp do dokumentów,
10) prowadzenie sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta, w tym obsługa spotkań Prezydenta
i Zastępców Prezydenta, zgodnie z zasadami savoir vivre,
11) zapewnienie obsługi wyjazdów służbowych Prezydenta i Zastępców Prezydenta.